2　職員は，執務中を除き，文書を自己の手元に置いてはならない。

3　文書事務の処理は，文書管理システムにより行うものとする。

2　文書取扱管理者は，課長をもって充てる。

3　文書取扱管理者は，当該課等の文書事務を総括し，当該課等に所属する職員を指揮監督して，常に文書の適正かつ円滑な処理に努めなければならない。

2　文書取扱主任は，当該課等に置く担当等の長(第16条第3項において単に「担当等の長」という。)をもって充てる。ただし，担当等を置かない課等については，別に定める。

3　文書取扱主任は，その所管する次に掲げる文書事務をつかさどり，自己の責任において文書の適正かつ円滑な処理に努めなければならない。

2　郵送等により事務局総務課又は消防局総務課に到達した紙文書については，直ちに，所管課等(複数の課等に関係する紙文書については，最も関係のある課等)に配布しなければならない。

3　前項の規定により所管課等へ配布する紙文書は，事務局総務課又は消防局総務課に到達した日をもって所管課等に到達したものとする。ただし，次に掲げる紙文書は，この限りでない。

2　配布を受けた紙文書で，その所管に属さないものについては，速やかに，事務局総務課長又は消防局総務課長に返送するものとする。

2　前項の規定によりスキャナで読み取られた紙文書は，廃棄するものとする。ただし，当該紙文書を保管する必要がある場合には，別途編冊して保管することができる。

3　受領した紙文書のうち，その特性から当該紙文書の全部を電子文書として取り扱うことが適当でないものについては，第1項本文の規定にかかわらず，当該紙文書をスキャナで読み取ることを要しないものとする。この場合においては，当該紙文書を原本とするものとする。

4　前項に定めるところにより取り扱う紙文書には，その余白に課等受付印(第7条第1号の課等受付印をいい，事務の処理上，事務局総務課長が特に必要があると認め，同号の課等受付印に替えて当該事務を処理する担当等に備え付ける受付印を含む。)を押した上，収受文書記号及び収受文書番号を記載するものとする。

5　前項の収受文書記号は，事務局総務課長が定める課等の記号(第20条第3項及び第4項において「課等記号」という。)又は担当等の記号(同条第3項及び第4項において「担当等記号」という。)の前に「受」を付したものとし，収受文書番号は，課等又は担当等ごとに毎年度更新して定める番号とする。

6　所管課等に到達した紙文書のうち，現金，郵便切手若しくは有価証券又はこれらに準ずるものが同封されたものについては，第7条第2号の金券受付簿に記載しなければならない。

2　所管課等の職員は，電子文書を受信したときは，速やかに，当該受信電子文書を原本として文書管理システムに記録するとともに，文書の収受に係る必要な事項を文書管理システムに登録しなければならない。ただし，次に掲げる電子文書については，これらの処理を省略することができる。

3　受信電子文書のうち，文書取扱管理者が電子文書として収受することが適当でないと認めるものについては，前項本文の規定にかかわらず，所管課等において，速やかに，当該受信電子文書を用紙に印刷するものとする。この場合において，当該受信電子文書を印刷した紙文書は，前条に定めるところにより処理するものとする。

4　第2項本文及び前項の規定にかかわらず，電子文書閲覧可能時が組合の休日(鳥取県西部広域行政管理組合の休日を定める条例(平成元年鳥取県西部広域行政管理組合条例第10号)第2条第1項に規定する組合の休日をいう。以下この項において同じ。)又は所管課等の職員の正規の勤務時間外であるときは，当該組合の休日後に到来する最初の組合の休日でない日又は当該所管課等の職員が当該電子文書を閲覧した日若しくは当該正規の勤務時間外の直後の正規の勤務時間が開始する日のいずれか早い日に，第2項本文又は前項に規定する処理をすれば足りるものとする。

2　前項の規定によりファクシミリにより受信した文書を印刷した紙文書は，当該文書をファクシミリにより受信した時をもって所管課等に到達したものとして，第11条に定めるところにより処理するものとする。

2　前項ただし書の規定により紙決裁により起案する場合には，事務局総務課長が定める様式の用紙を用いて行うものとする。ただし，定型的又は軽易な事項の起案については，別に定める様式の用紙を用い，又は文書の余白を利用して行うことができる。

2　起案文書については，決裁権者の区分及び第25条第4項の規定により定める保存期間を表示するとともに，当該起案文書を起案した年月日を記録し，又は記入した上，ファイル内文書一覧表(第7条第5号のファイル内文書一覧表をいう。以下同じ。)への記載その他の方法により記録しておかなければならない。

2　他の課等又は担当等の所掌事務に関係のある起案文書については，必要に応じ，合議をするものとする。

3　合議は，決裁権者の決裁前に行うものとする。ただし，決裁権者が局長，課長又は担当等の長である起案文書について，事務処理上効率的と認められる場合は，決裁権者の決裁後において行うことができる。

2　前項本文の規定にかかわらず，公布，告示その他その施行に関し特別な手続を要する文書については，管理者が別に定めるところによるものとする。

3　第1項本文の施行文書記号は，課等記号の前に「発」を付したものとし，施行文書番号は，課等ごとに毎年度更新して定める番号とする。ただし，事務の処理上，特に必要があると認められる場合に限り，施行文書記号を担当等記号の前に「発」を付したものとし，施行文書番号を担当等ごとに毎年度更新して定める番号とすることができる。

4　前項の規定にかかわらず，証明書の施行文書記号は，課等記号又は担当等記号を付し，その次に「証」の字を付したものとする。ただし，その種別，件数等を勘案して管理者が別に定める証明書については，施行文書記号を省略し，又は別に定める記号とすることができる。

2　紙決裁により起案した施行文書には，決裁文書をもって契印をしなければならない。ただし，次に掲げる施行文書については，契印を省略することができる。

3　第1項ただし書の規定により公印の押印を省略する施行文書には，発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。ただし，当該表示を要しない，又は当該表示をすることが適当でないと認められる文書については，この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず，消防局においては，消防局総務課が文書を取りまとめの上，発送することができる。

2　保存期間は，文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし，暦年によるものは，完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。

3　時効に関係のある文書は，第1項の規定にかかわらず，その時効となる期間経過後，なお1年間保存するものとする。

4　文書ごとの保存期間は，事務局総務課長が定める基準に基づき，文書取扱管理者が定めるものとする。

2　保存文書は，常に湿気，火気，虫害等に注意し，毎年1回以上手入れをするものとする。

2　借覧等の期間は，2日以内とする。ただし，やむを得ない理由があるときは，当該保管文書を管理する文書取扱管理者の承認を得て当該期間を延長することができる。

2　文書取扱管理者は，保存期間が満了した文書があるときは，毎年1回，廃棄予定ファイル一覧表を作成し，当該廃棄予定ファイル一覧表と照合した上，該当する文書を廃棄するものとする。ただし，引き続き保存する必要があると認める文書については，その旨及び保存を延長する年限を事務局総務課長に通知しなければならない。

3　永年保存の文書は，保存期間が10年経過した時点において適宜保存の必要性を検討し，廃棄することができるものは，積極的に廃棄するよう努めるものとする。

4　廃棄しようとする文書で，秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは，裁断その他の適当な処置をしなければならない。

2　事務局総務課長は，必要があると認めるときは，課等における文書の整理及び保管の状況について調査し，又は報告を求めるものとする。

2　文書取扱管理者は，文書の紛失等が発生した場合は，速やかに，被害の拡大の防止等のために必要な措置を講ずるとともに，事務局総務課長又は消防局総務課長に報告しなければならない。

3　事務局総務課長又は消防局総務課長は，課等において文書の紛失等が発生し，又はそのおそれがあると認めた場合は，速やかに，事務局長又は消防局長に報告し，及び当該文書を管理する文書取扱管理者に通知するとともに，被害の拡大の防止等のために必要な措置を講じなければならない。

2　課等の長は，前項に規定する研修に当該課等に所属する職員を積極的に参加させなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は，平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　鳥取県西部広域行政管理組合文書取扱規程の一部を改正する訓令(令和6年鳥取県西部広域行政管理組合訓令第1号)による改正前の第24条及び第25条(ファイル内文書一覧表の写しに係る部分に限る。)の規定は，平成30年度以後の年度に属する文書の編集及び保存に係る事務について適用し，平成29年度以前の年度に属する文書の編集及び保存に係る事務については，なお従前の例による。

この訓令は，平成31年4月1日から施行する。

この訓令は，令和2年10月14日から施行する。

この訓令は，令和3年4月1日から施行する。

この訓令は，令和6年6月1日から施行する。